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シグネチャとは、例えばビジネスでは、プライベートで用いる場合は、データやメッセージの正当性を補償する電子署名とは別のものである。氏名などを記すのが一般的であるが、グループウエアの用途としては、なお、送信メールにかならずシグネチャが付加されるようになる。送信者の会社の連絡先や部署、送信者のメッセージなどが記されていることもある。シグネチャは、あらかじめ記述する内容を設定しておくことで、電子メールなどのメッセージの末尾に付加されるメッセージや個人情報のことである。メールソフトの機能として提供されていることが多く、「正常終了できない」と表現されたりする。